BMSP Manifest

Planungsbüros benötigen für ihre Büroorganisation keine allgemeine Projektmanagement-Software, sondern eine branchenspezifische “Büro- und Management-Software für Planungsbüros“ (BMSP).

Je weniger Funktionen eine BMSP umfasst, 

desto besser werden diese.

Am 20. Juni 2024 haben sich Vertreter:innen der Geschäftsleitungsebene von 20 großen Planungsbüros mit jeweils über 100 Mitarbeitern zu einem Workshop zusammengefunden, um über den erforderlichen und sinnvollen Umfang einer BMSP zu diskutieren und die Ergebnisse dieser Diskussion in Form eines Manifestes zu dokumentieren.

Zum Workshop eingeladen hatte die Firma projo, die die Ergebnisse des Workshops in diesem Manifest niedergeschrieben hat.

Es wurde die neutrale Formulierung BMSP (statt das konkrete Produkt projo) gewählt, da erstens die teilnehmenden Büros unterschiedliche BMSPs im Einsatz haben und zweitens produkt-neutral diskutiert werden sollte: was gehört in ein BMSP und was nicht.

Es wurde festgehalten, dass eine BMSP ihre Kernaufgaben in der Unterstützung der Büroleitung bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung der Projekte hat.

Beispiel: Projekt-Management bedeutet für uns mehr vorausschauendes Projekt-Controlling und weniger operatives Task-Management.

Was sollte in einem BMSP enthalten sein?

• Arbeitszeiterfassung
• Personalverwaltung
• Projekt-Controlling
• Einsatzplanung
• Angebote inkl. HOAI-Rechner
• Projekt-Verträge
• Rechnungslegung
• Abbildung von Generalplanerverträgen
• Liquiditätsplanung

Was sollte nicht in einem BMSP enthalten sein?

• AVA
• DMS
• Adressverwaltung
• Finanzbuchhaltung
• Lohnabrechnung
• E-Mail-Server

Teilnehmer des Workshops zur Erarbeitung des BMSP Manifests

• Christian Bücker  ahw Ingenieure
• Christoph Piotti  ahw Ingenieure
• Mats Koppe   AX5 architekten
• Ragna Golla   AX5 architekten
• Nils Wenk   Baumschlager Eberle Architekten
• Daria Grouhi   Burckhardt Architekten
• Tobias Hein    GRAFT Architects
• Silke Appel   GuD Consult
• Ulrich Jan Thilo   h4a Architekten
• Kerstin Rieck   heinlewischer
• Felix Harbig   HSP architekten ingenieure
• Corinna Gies   Kadawittfeldarchitektur
• Max Schöneich  Kadawittfeldarchitektur
• Moritz Krekeler  Krekeler Architekten Generalplaner
• Björn Fiege   Krekeler Architekten Generalplaner
• Thomas Lentz  pbr Planungsbüro Rohling
• Arne Semmler  projo
• Benedikt Voigt  projo
• Birgit Pfisterer  projo
• Chris Robin Wübbeler projo
• Isabel Schirmer  projo
• Jan Holländer  Staab Architekten
• Patric Eckstein  Staab Architekten
• Thomas Voss   TTSP HWP Planungsgesellschaft
• Johannes Hanf  ZECH Integrale Planung

Arbeitszeiten

Arbeitszeiten sollen direkt in der BMSP auf eine hier hinterlegte Leistungsstruktur eingegeben und bei Bedarf umgebucht werden können.

Eine Schnittstelle zu einem anderen Zeiterfassungs-Tool ist nicht zweckmäßig, da ansonsten die hinterlegten Leistungs- bzw. Arbeitszeiterfassungs-Strukturen konstant synchronisiert werden müssen.

Eine Schnittstelle mit einem Erfassungs-Tool (klassische Stempel-Uhr) für Kommen und Gehen kann eine sinnvolle Erweiterung der BSMP darstellen.

Personalverwaltung (inkl. Abwesenheiten und Gehälter)

Eine BMSP soll die für Personalverwaltung und Controlling wesentlichen Informationen zu den Mitarbeitenden in Form einer digitalen Personalakte umfassen, da z. B. in der Einsatzplanung die Arbeitszeitmodelle, die  Abwesenheiten und die Gehälter benötigt werden.

Lohnabrechnung

Die tatsächliche Erstellung der Lohnabrechnung soll nicht Teil einer BMSP sein.  

Eine automatische Schnittstelle von der BMSP zu einem Lohnabrechnungs-Programm kann eine hilfreiche Ergänzung darstellen.

Genauso wie das Rückspielen der Brutto-Brutto-Lohnkosten sowie der Lohnabrechnung-PDFs in die BMSP.

Projekt-Controlling, Einsatzplanung, Angebote inkl. HOAI-Rechner, Verträge, Rechnungen

Die Komponenten Angebotserstellung inkl. HOAI-Rechner, Verträge, Einsatzplanung und Rechnungen sind das Kerngeschäft des Controllings innerhalb eines jeden Planungsbüros und damit Herzstück einer BMSP.

Generalplanung

Die Administration eines Generalplanungsprojekts folgt der gleichen Logik und Struktur wie die eines Projektes ohne Subunternehmerleistungen. Eine klar aufgestellte BMSP deckt die Anforderungen von Generalplanerprojekten ebenso ab.

Der empfohlene Weg in der Generalplanung ist, nur Subplaner-Verträge abzuschließen, die genau der Vertrags-Struktur des Bauherrn entsprechen und vorzugeben, wie die Sub-Rechnungen zu stellen sind.

Von einer BMSP wird nicht erwartet, dass bei Abweichung der Strukturen zwischen einem mit dem Auftraggeber geschlossenen Vertrag und einem Subunternehmervertrag das Mapping der Leistungen innerhalb der BMSP möglich ist.

Liquiditätsplanung 

Bei Integration der relevanten Daten zu zukünftigen Einnahmen und Ausgaben wird erwartet, dass eine Liquiditätsplanung Bestandteil der BMSP ist.

Bestandteil einer Liquiditätsplanung ist die Berücksichtigung von Eintrittswahrscheinlichkeiten abgegebener Angebote.

Adressverwaltung

Eine BMSP benötigt Adressen ausschließlich für Ausgangs-Rechnungen und Angebote.

Die BMSP soll daher nicht das führende System für die Adressverwaltung sein. Die Abbildung einer Daten-Hierarchie (welcher Mitarbeiter gehört zu welcher Firma, welche Firma zu welchem Konzern) und die Synchronisation mit Mobilgeräten sind komplex, zudem werden diese Informationen in einer BMSP nicht benötigt.

Das Hinterlegen eines Links in der BMSP auf ein externes Adress-System, wie z. B. Outlook-Adressen, soll möglich sein.

Aufgaben & Kollaboration (E-Mails/Messaging/Nachrichten)

Eine Aufgabenverwaltung zur operativen Projekt-Abwicklung ist nicht Kern-Gebiet einer BMSP. 

Vor diesem Hintergrund soll eine BMSP keinen Kommunikationsserver (z.B. E-Mail-Server oder Nachrichten-Chats).

Eine Integration mit einem Kommunikationstool wie Teams oder Slack ist sinnvoll. Z. B. könnte beim Anlegen eines Projektes im BMSP automatisch ein entsprechender Kommunikations-Kanal in Teams erstellt werden und die im Projekt zugeordneten Mitarbeiter dem Kanal hinzugefügt werden.

Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA)

Eine BMSP soll keine AVA umfassen. 

Eine Schnittstelle ist wegen der geringen Anzahl von zu teilenden Daten/ Informationen (Kostengruppen) nicht erforderlich.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Eine BMSP soll kein DMS umfassen. 

Ein DMS hat das Verwalten und Archivieren sämtlicher Schriftstücke (einschließlich operativer Dokumente wie E-Mails) zur Aufgabe.

Finanzbuchhaltung

Ein Finanzbuchhaltungsprogramm soll nicht Teil der BMSP, sondern ein separates Programm sein.

Das führende System für Ausgangsrechnungen soll die BMSP sein.  Eine monatliche Übertragung in das Finanzbuchhaltungsprogramm ist ausreichend.

Das Finanzbuchhaltungsprogramm sollte das erste System für Eingangsrechnungen (z. B. Subunternehmer-Rechnungen pro Projekt) sein, das die Rechnungs-Eingangsnummern vergibt. 

Wenn ab 2025 Büros E-Rechnungen empfangen sollen, muss dies vom  Finanzbuchhaltungsprogramm gelöst werden. 

Eine zeitnahe Synchronisation zwischen der Finanzbuchhaltung und der BMSP ist eine wichtige Erweiterung der BSMP - für die Rechnungsprüfung und für das Controlling in Echtzeit.

Eine Schnittstelle der Eingangsrechnungen inklusive PDF (oder alternativ ein Backlink zum PDF in der Fibu) und Zahlungsinformation in die BMSP wäre hilfreich.

Der Zahlungsausgleich der offenen Posten soll im Finanzbuchhaltungsprogramm stattfinden und zeitnah in die BMSP übertragen werden.

Eine BMSP soll einen Report für Teilfertige Leistungen anbieten.